KYC / AML Procedures voor investeerders
De KYC-richtlijnen (Ken uw klant) in financiële dienstverlening vereisen dat professionals zich inspannen om de identiteit, geschiktheid en risico's te verifiëren die gepaard gaan met het onderhouden van een zakelijke relatie. In dat kader zijn er procedures verplicht gesteld.
De procedures passen binnen de bredere reikwijdte van het antiwitwasbeleid van ons bedrijf.
KYC-processen worden ook gebruikt door bedrijven van elke omvang om ervoor te zorgen dat hun voorgestelde klanten, agenten, consultants of distributeurs anti-omkoping-compatibel zijn en daadwerkelijk zijn wie ze beweren te zijn.
Identificatie (KYC/AML procedure)
Op deze pagina:
• Identificatieprocedure voor nieuwe beleggers
• Procedure voor natuurlijke personen
• Procedure voor organisaties
• CRS formulieren
• Eisen aan identificatiedocumenten
• Voor uw eerste aankoopopdracht
Identificatieprocedure voor nieuwe beleggers
Bij nieuwe beleggers zijn wij wettelijk verplicht om een bepaalde identificatieprocedure te volgen. Een onderdeel daarvan is dat u dient aan te geven in of u belastingplichtig bent in een ander land. Ook dienen wij te controleren of u niet op bepaalde sanctielijsten staat vermeld. Dit zijn lijsten waarop personen en organisaties staan opgenomen waar geen financiële diensten aan verleend mogen worden, bijv. vanwege het ondernemen van terroristische activiteiten.
Deze procedure geldt alleen voor nieuwe beleggers. Als u later wilt bijkopen is deze procedure niet meer van belang. Wel worden de controles periodiek door ons uitgevoerd. Ook kunnen we u vragen om uw belastingstatus opnieuw op te geven.
Procedure voor natuurlijke personen
Voor natuurlijke personen geldt het volgende:
- U stuurt uw inschrijfformulier in, samen met een kopie identiteitsbewijs en een ingevuld CRS formulier.
- Als de vragen inzake de fiscale status al op het inschrijfformulier zijn opgenomen is een apart CRS formulier niet meer nodig. Dit verschilt per product of fonds.
- Als dit een gezamenlijke belegging betreft, stuurt u kopie identiteitsbewijzen en CRS formulieren van elke belegger die vermeld staat op het inschrijfformulier.
- U maakt uw eerste inleg over van een rekening die op uw eigen naam staat. Dit heet 'afgeleide identificatie'.
- De rekening mag ook een en/of rekening zijn. Als deze maar op naam staat van één van de beleggers. In dat geval zullen we de andere belegger wel vragen om een identificatiestorting.
- Bij ontvangst van uw inleg controleren wij deze tenaamstelling. Bij en/of rekeningen komt het voor dat niet de gehele tenaamstelling zichtbaar is, zodat uw naam niet af te lezen is. In dat geval zullen wij u verzoeken om een kopie bankafschrift in te sturen.
- In bijzondere situaties kunt u uw inleg ook direct over laten maken van een rekening die niet op uw naam staat, bijvoorbeeld direct van de notaris of van een verzekeraar. We zullen dan de betreffende organisatie om een bevestiging vragen dat de overboeking daadwerkelijk van u afkomstig is. Dit heet 'afgeleide identificatie'.
- Wel moet dit een bankrekening zijn bij een 'vertrouwde' bank cq. uit een 'vertrouwd' land. De bank moet namelijk de herkomst van de gelden gecontroleerd hebben (anti-witwas/antiterrorisme wetgeving). In de meeste gevallen zal hier echter wel aan voldaan zijn.
- Het komt helaas voor dat de betreffende organisatie niet (tijdig) ons een bevestiging stuurt. In dat geval kunnen wij u verzoeken om een aanvullende identificatiestorting te doen van een eigen rekening die wel op uw naam staat. Hierbij kunt u volstaan met een minimaal bedrag, bijv. € 0,01.
Procedure voor organisaties
Voor niet-natuurlijke personen geldt het volgende:
- U stuurt uw inschrijfformulier in, samen met recente uittreksels van het Handelsregister en het UBO-register van de Kamer van Koophandel van de organisatie, een ingevuld CRS formulier voor de organisatie, en een kopie identiteitsbewijs van de personen die u bevoegdheid wilt geven om later eventuele wijzigingsopdrachten te kunnen geven. Lees de eisen die gesteld worden aan de identificatiedocumenten goed.
- Als er binnen uw organisatie meerdere personen bevoegd zijn, kunt u ook volstaan met één persoon door te geven. Deze bevoegde personen kunt u namelijk altijd nog wijzigen. Alleen hebben we dan later alsnog een kopie identiteitsbewijs nodig van die personen.
- Vaak staan de bevoegde personen niet vermeld op het KvK uittreksel, maar zijn bevoegd via een bovenliggende entiteit. In dat geval stuurt u ook een recent uittreksel in van de bovenliggende entiteit (bijv. de holding BV). Als er sprake is van meerdere lagen, stuurt u uittreksels van alle bovenliggende lagen totdat de bevoegde personen staan vermeld. Alleen dan kunnen wij namelijk vaststellen dat de betreffende personen bevoegd zijn om namens uw organisatie transacties door te voeren.
- Naast de bevoegde personen zijn wij wettelijk ook verplicht om ondanks opgave van het UBO-register de uiteindelijk belanghebbende(n) zelf ook te identificeren. De uiteindelijk belanghebbenden zijn gewoonlijk de eigenaren van een vennootschap. Hoewel er ook hier sprake kan zijn van meerdere eigendomslagen, is er uiteindelijk altijd een natuurlijk persoon de eigenaar. Ook van deze pers(o)n(en) stuurt u een kopie identiteitsbewijs in, samen met de KvK uittreksels van eventuele tussenliggende entiteiten.
- Als de uiteindelijk belanghebbende gelijk is aan de bevoegde persoon, en de eigendomsstructuur is gelijk aan de bestuur structuur, dan is uiteraard al voldaan aan deze verplichting.
- Als de uiteindelijk belanghebbenden (eigenaren, aandeelhouders) niet vermeld staan in het KvK uittreksel, hebben we extra documenten nodig om de uiteindelijk belanghebbenden vast te kunnen stellen. Wilt u dan ook een actueel afschrift van het aandeelhoudersregister insturen. Als dit register nog niet of niet meer voorhanden is, kunt u ook de oprichtingsakte of statuten van de entiteit insturen.
- U maakt de inleg over. Dit moet afkomstig zijn van een rekening op naam van de organisatie.
- Ook moet dit een bankrekening zijn bij een 'vertrouwde' bank cq. uit een 'vertrouwd' land. De bank moet namelijk de herkomst van de gelden gecontroleerd hebben (anti-witwas/antiterrorisme wetgeving). In de meeste gevallen zal hier echter wel aan voldaan zijn.
Eisen aan identificatiedocumenten
Identiteitsbewijs
Als geldig identiteitsbewijs gelden een:
- Paspoort
- Identiteitskaart
- Verblijfsdocument uit hoofde van de Vreemdelingenwet
- Rijbewijs
Let u s.v.p. op het volgende:
- Bij de kopie of scan dient de handtekening duidelijk leesbaar te zijn. Op basis hiervan controleren we namelijk eventuele wijzigingsopdrachten, bijvoorbeeld verkoop van uw belegging. Om misbruik te voorkomen dient uw handtekening dus duidelijk leesbaar te zijn.
- Ook uw Burgerservicenummer (BSN) dient duidelijk leesbaar te zijn, zodat wij het door u opgegeven BSN kunnen controleren. Bij een rijbewijs dient u daarom ook de achterkant te kopiëren of scannen.
- ls het BSN niet vermeld is op uw identiteitsbewijs, dan ontvangen wij graag een ander document waarop uw BSN staat vermeld.
Uittreksel Kamer van Koophandel
- Niet ouder dan 3 maanden.
- Een elektronisch uittreksel is ook goed, mits u deze door de Kamer van Koophandel direct naar ons laat verzenden, naar het e-mailadres info@ebcplus.nl
CRS formulieren
Uit hoofde van de Common Reporting Standards wet- en regelgeving dienen wij uw belastingstatus vast te stellen. In het kort houdt dit in dat u een formulier dient in te vullen waarop u dient aan te geven in welk land u belastingplichtig bent.
Voor particulieren en organisaties zijn verschillende formulieren beschikbaar:
- CRS formulier particulieren (NL)
- CRS formulier organisaties (NL)
- CRS self certification form individuals (EN)
- CRS self certification form entities (EN)
Voor uw eerste aankoopopdracht
De hoofdregel hierbij is dat de identificatie en overige controles worden uitgevoerd voordat de zakelijke relatie wordt aangegaan.
(Bron: Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Uw eerste aankooptransactie kan dus niet eerder verwerkt worden nadat de identificatieprocedure is voltooid.
